Solliciteren via video: de gouden tips van MAVEIN!

In 2020 veranderde de wereld voor iedereen. Zeker ook bij ons. Bij MAVEIN verwerken we per jaar ongeveer 4.000 sollicitaties van sales en marketing professionals. Hiervan leidt iets meer dan een kwart tot een tot een interview. We zijn dus goed voor ruim 1.000 sollicitatiegesprekken per jaar. Voorheen deden we dat het liefst in een persoonlijk interview op ons kantoor. Video sollicitaties waren uitzonderlijk. Tot maart 2020, waarin we overgingen op 100% digitale gesprekken. We zijn bijna een jaar (en dus 1.000 sollicitaties!) verder. Hebben we veel geleerd? JA. Hebben we veel fouten gemaakt? JA. Zijn we enthousiast over digitaal solliciteren? JA. In deze blog lees je onze ervaringen en tips.

Video sollicitatie tools

Teams, Zoom, Google Meet, Facetime, WhatsApp Video and the list goes on… Onze belangrijkste tip: kies één tool. 

video sollicitatie tools

In het begin lieten we – dienstverlenend als we zijn – de keuze aan de kandidaat. Vind je Zoom fijn? Prima, stuur maar een uitnodiging. Liever Facetimen? Geen probleem, ik bel je. Maar dat werkte voor MAVEIN niet efficiënt. Daarnaast deed het afbreuk aan onze professionele uitstraling. De juiste tool kan namelijk ook echt zorgen voor een verlengstuk van je organisatie. Denk hier goed over na!

Solliciteren via Microsoft Teams

Wij hebben alle tools voor videosollicitaties geprobeerd en kozen bewust voor Microsoft Teams. Het is in onze ogen het meest gebruikte en geaccepteerde medium in de lage landen. Zoom komen we veel tegen bij internationale klant-contacten, maar dat is voor onze sollicitaties minder relevant. Ook Google Meet hebben we getest. Dit komen we vooral tegen bij bedrijven met een strak budget. Of bij tech-bedrijven en start-ups. Het nadeel hiervan is dat het rommelige agenda-uitnodigingen oplevert in Outlook. Andersom doet Microsoft Teams dat wel met een Google Calendar. De keus voor één tool gaf intern rust en maakte het vooral het werk van onze backoffice medewerkers een stuk overzichtelijker. 

Zorg voor een stabiele internetverbinding. Zeker als je thuiswerkt. Bekabeld internet werkt vaak beter dan WiFi. Zorg voor een vaste monitor met aparte of ingebouwde webcam. Solliciteer liever niet via je telefoon. Werk je met een laptop? Zet deze dan niet op schoot (dat levert een nogal wiebelend beeld voor je gesprekspartner op), maar zet deze op een vaste ondergrond en idealiter op een verhoging. Dat voorkomt dat je voorover gebogen in je scherm hangt en geeft je de mogelijkheid je gesprekspartner recht aan te kijken. Want contact maken door iemand (r)echt aan te kijken, dat is digitaal, nog belangrijker dan offline!

Kwaliteit van video sollicitaties

De kwaliteit van online sollicitaties laat zich eigenlijk alleen op lange termijn meten. Zijn kandidaten die op basis van een digitaal gesprek – of volledig digitaal sollicitatietraject – zijn aangenomen, net zo goed? Zijn zij op lange termijn net zo succesvol als kandidaten die offline geïnterviewd zijn? 

Hoewel we bij MAVEIN sinds een klein jaar volledig digitaal zijn, hebben we al wel meerdere jaren ervaring met digitale sollicitatiegesprekken. Onze ervaring leert dat je online net zo succesvol kunt zijn in eerste gesprekken, als bij persoonlijke ontmoetingen. Echter zijn er 3 elementen van groot belang, welke afwijken van face-to-face sollicitaties.

Het ontbreken van sociale context

Voor alle vacatures, maar zeker voor functies waar social skills erg belangrijk zijn, kan het ontbreken van een face-to-face indruk een beperking zijn. Het gaat om het geheel van de eerste indruk: contact maken, zichtbare spanning, neemt iemand initiatief of niet… Het geeft je als recruiter (en elke andere interviewer) al veel informatie nog voordat het echte gesprek is gestart. 

Onderzoek heeft uitgewezen dat een groot deel van de sollicitatie-uitkomst op dat moment al vast staat. Onbewust neemt de interviewer al een stelling in of de sollicitant waarschijnlijk geschikt, of ongeschikt is. Veel interviewers zijn vervolgens (eveneens vaak onbewust) tijdens het echte gesprek alleen nog bezig de eerste indruk te valideren. En daar bevestiging van te zoeken. Goed getrainde professionals kunnen dit los van elkaar zien en laten de eerste indruk een onderdeel zijn van de totale evaluatie, maar niet meer dan dat. Het ontbreken van al deze sociale context werkt in je voordeel als je hier ervaren in bent. Of als je al voldoende sollicitatie skills hebt, om op basis van alleen het gesprek de juiste informatie boven water te halen. Training is een must! 

Daarnaast kan het zijn dat je je ijkpunten moet verleggen. Er zijn namelijk een groot aantal kandidaten die thuis achter een scherm een stuk zelfverzekerder zijn, dan face-to-face in een kantoorruimte. #Toetsenbordridders Waar je eerder soms ‘een beetje door de zenuwen heen moest kijken’, moet je een kandidaat nu soms ‘in real life wat minder zelfverzekerd dan tijdens het digitale interview’ inschalen. Het is belangrijk om hier gevoel bij te krijgen en met je team een gemeenschappelijk visie op indrukken te vormen. TIP: Zorg dat je binnen je team met dezelfde bril naar kandidaten blijft kijken, zodat je tot dezelfde conclusies komt. 

Een goede voorbereiding

Digitale sollicitatiegesprekken zijn over het algemeen – vooral zonder extra voorbereiding – korter en oppervlakkiger. Kort is niet erg, oppervlakkig natuurlijk wel. Je wil dezelfde diepgang bereiken als in face-to-face gesprekken. Zoals hiervoor benoemd, is de gemiddelde kandidaat zelfverzekerder achter een scherm. Vanuit het ‘ui-model’* bekeken, zijn de buitenste lagen (gedrag, vaardigheden) dikker. Je zal als interviewer dus meer moeite moeten doen om bij de kern te komen (normen en waarden, persoonlijkheid). Die laatste hebben een veel hoger voorspellende waarde van gedrag en zijn dus van groot belang bij het bepalen of iemand geschikt is. 

Wat hierbij niet hielp is dat wij merkten dat we tijdens video sollicitaties zelf vriendelijker bleven en minder diepgaande vragen stelden, dan dat we dat face-to-face doen. Op de een of andere manier mist in digitale gesprekken een sociale connectie, die je toestaat om scherper en harder door te vragen. Wellicht bouw je bij een face-to-face gesprek deze band op tijdens het informele gedeelte. 

Sindsdien besteden wij bewust meer tijd aan de sociale context in digitale sollicitatiegesprekken. Dit laatste punt verschilt overigens enorm van collega tot collega. Zo erg zelfs dat een enkele recruiter het tegenovergestelde ervaart. Digitaal voelt hij juist minder remming om scherpe vragen stellen. Ook hier is het dus goed om met je team in gesprek te gaan en kritisch te zijn naar je eigen gedrag. Bewust of onbewust, ook jij zal je gedrag aanpassen aan de nieuwe situatie van online solliciteren.

ui-model mavein

De efficiëntie

Bij MAVEIN vinden we efficiëntie het grootste voordeel van een online sollicitatieproces. Maar hoewel gesprekken vaak iets korter duren, vragen ze wellicht iets meer voorbereidingstijd. Immers heb je tijdens een videosollicitatie minder ruimte om uit te wijden en na te denken. Een goede recruiter was natuurlijk altijd al goed voorbereid… Maar wees eerlijk: best vaak vlieg je ook van je ene afspraak de volgende in en moet je je tijdens het gesprek nog verdiepen in het CV van de kandidaat. 

Het grootste voordeel vinden wij dan ook dat het online sollicitatiegesprek veel sneller kan plaatsvinden dan een face-to-face gesprek. Bij face-to-face gesprekken zit er bij MAVEIN gemiddeld bijna een week tussen CV ontvangst en het moment dat de kandidaat daadwerkelijk aan tafel zit. Met af en toe uitlopers tot enkele weken. Dat laatste gebeurde dan vooral bij verblijf in het buitenland. De variatie in doorlooptijd was daardoor groot. Dat maakte het lastig om strak geplande procedures te doorlopen, tijd in de agenda van je klant te plannen, etc. Video sollicitaties vinden vaak nog plaats op dezelfde dag als de sollicitatie! “Wow jullie zijn snel”, horen we dan ook vaak. Eerder waren we ook snel, maar belden we voor een afspraak op een later moment. Nu is dat belletje meteen de afspraak, maar dan digitaal. 

Dus gemiddeld plannen we sneller, maar ook de variatie is veel kleiner. Het komt maar zelden voor dat een gesprek niet binnen enkele werkdagen kan plaatsvinden. Een week wachten is tegenwoordig al echt een uitzondering. Hiermee verkorten wij de doorlooptijd van onze procedures aanzienlijk! Met alle voordelen van dien. Minder kans dat kandidaten elders solliciteren of zelfs een ander aanbod accepteren, meer grip op de agenda’s van betrokkenen, tevreden kandidaten want ‘het gaat allemaal lekker snel’, meer vergelijkingsmateriaal omdat kandidaten kort op elkaar gesproken worden en managers die daardoor makkelijker keuzes maken. Win-win!

Jouw ervaringen delen of meer weten over onze ervaringen? Neem contact met ons op.